رسمی، روشن و کوتاه بنویسید
یک ایمیل رسمی خوب لازم نیست پیچیده باشد؛ باید موضوع، هدف و اقدام بعدی را روشن و محترمانه منتقل کند.
ساختار یک ایمیل رسمی
- Subject روشن
- Greeting مناسب
- هدف پیام در پاراگراف اول
- جزئیات کوتاه و منظم
- درخواست/اقدام بعدی
- Closing محترمانه
شروع و پایان
| کاربرد | عبارت |
|---|---|
| شروع با نام | Dear Ms. Brown, |
| نامشخص | Dear Sir or Madam, |
| تشکر | Thank you for your time. |
| درخواست پاسخ | I look forward to hearing from you. |
| پایان رسمی | Kind regards, / Sincerely, |
جملههای کاربردی
I am writing to enquire about…برای پرسوجو درباره ... مینویسم.
I would appreciate it if you could…ممنون میشوم اگر بتوانید ...
Please find the attached document.لطفاً فایل پیوست را ملاحظه کنید.
Could you please confirm receipt?ممکن است دریافت آن را تأیید کنید؟
I apologize for the inconvenience.برای ناراحتی/مشکل ایجادشده عذرخواهی میکنم.
نمونه ایمیل درخواست
Subject: Request for confirmation
Dear Ms. Brown,
I am writing to confirm our meeting on Friday at 10 a.m. Could you please let me know if this time still works for you?
Thank you for your time. I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Alex
اشتباههای رایج
- Subject مبهم مثل Hello.
- پاراگرافهای بسیار طولانی.
- استفاده زیاد از slang و شکلهای خیلی خودمانی.
- درخواست بدون مشخص کردن اقدام بعدی یا deadline.
سؤالهای پرتکرار
Dear Sir or Madam هنوز قابل استفاده است؟
بله، اما اگر نام یا عنوان مخاطب را میدانید بهتر است مشخصتر خطاب کنید.
Best regards رسمی است؟
در بسیاری از ایمیلهای کاری مناسب است؛ Kind regards نیز رایج است.
Attached را چگونه بگوییم؟
Please find the attached document. یا سادهتر I’ve attached…
تمرین سریع
- یک Subject برای درخواست تأیید بنویسید.
- درخواست مؤدبانه با could بسازید.
- یک closing مناسب بنویسید.
پاسخها
- نمونه: Request for Meeting Confirmation
- Could you please confirm the date?
- Kind regards,
جمعبندی
در ایمیل رسمی، جملههای کوتاه، پاراگرافهای واضح و درخواست مشخص معمولاً حرفهایتر از واژگان پیچیدهاند.
منابع پیشنهادی برای مطالعه بیشتر
- https://learnenglish.britishcouncil.org/skills/writing
- https://dictionary.cambridge.org/grammar/british-grammar/formality